Las ventajas de la planeación

Las ventajas de la planeación

La cultura presupuestal en las empresas

Fernando Ojeda Llanes (*)

Una gran mayoría de las empresas, haciendo honrosas excepciones, considera que hacer un presupuesto es sólo efectuar una serie de cálculos partiendo de un pronóstico de ventas en relación con el año anterior, para después continuar con sus gastos y expresar su resultado operacional del período respectivo.

La fase numérica es la parte mecánica más sencilla de un presupuesto, hasta existen programas de computadora diseñados para tal efecto. Para realizar un presupuesto eficaz es necesario partir de una serie de bases fundamentales: la primera es que el presupuesto se deriva de una cultura empresarial que aprovecha el talento de sus colaboradores. Para elaborarlo es necesario realizar todo un proceso.

La primera etapa es la más importante y consiste en involucrar a todos los departamentos y responsables de la empresa en su elaboración, de esta manera se obtendrá su compromiso del control que va concatenado con el logro de objetivos que viene siendo la segunda etapa.

En esta primera etapa es necesario conocer las ventajas de la realización de un presupuesto y cito las siguientes:

En primer lugar, es un instrumento de gestión que sirve a la dirección para darle seguimiento a los objetivos expresados en su planeación.

El presupuesto tiene la capacidad de proporcionar estimaciones monetarias de los diferentes ingresos y gastos para un determinado período en el futuro.

Sirve como un elemento básico de implicación y motivación del personal que participa en el proceso de confección y seguimiento, en virtud de que comunica cómo se deben cumplir los objetivos y de qué recursos se dispone en cada momento para alcanzarlos.

Permite prever situaciones futuras que pueden suceder en forma de mayores o menores ingresos o gastos, lo que permite elaborar soluciones o planes alternativos si fuera necesario.

Coordina las actividades de los diferentes responsables porque mediante el conocimiento de los recursos disponibles se toman previamente decisiones de gestión.

Es una herramienta de control, porque permite analizar las desviaciones entre lo presupuestado y lo real en determinado período o en forma acumulada. Estas desviaciones estarán relacionadas con el cumplimiento o no de los objetivos o por aplicaciones no adecuadas de las partidas presupuestadas.

Permite un seguimiento de los resultados de los indicadores previstos frente a los reales.

Ayuda al seguimiento de los objetivos fijados en cada estrategia. Esto en virtud de que los objetivos deben cuantificarse.

Permite la participación de toda la organización de forma escalonada y jerárquica. De esta forma se utiliza el talento de los que participan.

Permite medir la capacidad para asignar los recursos y controlarlos posteriormente.

Desarrolla un alto grado de aceptación y compromiso entre los objetivos de la organización y los objetivos más concretos de los diferentes responsables.

Permite a las diferentes unidades de la organización o de negocio coordinarse entre sí y optimizar los resultados.

Y por último, permite que los responsables desarrollen los diferentes presupuestos operativos conforme con los objetivos e iniciativas de la organización.

Con base en las ventajas anteriores se puede observar que el presupuesto obliga a pensar rigurosamente sobre las consecuencias de la planificación de las diferentes actividades. Hay momentos en que las circunstancias del proceso presupuestario obligan a replantearse los planes de acción y los objetivos fijados. Tal como en el momento actual de contracción económica que viven las empresas en que disminuyen sus ingresos y, por tanto, hacer las revisiones necesarias a sus objetivos y estrategias que redundan en replantear sus cifras operacionales.

Como se puede observar, el presupuesto no sólo consiste en establecer cifras en un formato para que al finalizar el período se vean las variaciones numéricas entre lo real y lo estimado, si así fuere, todos los presupuestos serían ineficaces porque no garantizarían el cumplimiento de los objetivos empresariales.

Todo lo anterior llevará a la empresa a una cultura presupuestal partiendo de tener que capacitar a su personal ejecutivo en la fijación de objetivos y estrategias que deberán ser cuantificados para expresarlos monetariamente en su presupuesto integral.- Mérida, Yucatán.

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*) Contador público certificado. Maestro en Finanzas y director de Servicios Financieros Ojeda Llanes y Asociados, S.C.P.

» Para realizar un presupuesto eficaz es necesario partir de una serie de bases fundamentales, la primera es que se deriva de una cultura empresarial que aprovecha el talento de sus colaboradores




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