Cultura del control presupuestal

Las empresas y su presupuesto de gastos

Fernando Ojeda Llanes (*)

Dada la importancia de las problemáticas de liquidez que en la actualidad están viviendo las empresas, considero necesario tocar el tema relacionado con los gastos a efecto de obtener mayores oportunidades en el control de su efectivo.

En escritos anteriores he dado a conocer la importancia del presupuesto en las empresas. Asimismo, en un sistema de elaboración de presupuestos, en primer lugar se debe determinar el presupuesto de ventas de donde se derivan el de compras y producción cuando se trate de una empresa manufacturera; posteriormente, los gastos de operación y las inversiones.

En este escrito me dedicaré a los gastos de operación.

En primer lugar, es importante clasificar los gastos por tipos, por relevancia o por naturaleza, determinando quiénes son los respectivos responsables por áreas o por departamentos, esto con el objetivo de apoyar en su clasificación y el análisis respectivo.

Se deben analizar los gastos perfectamente clasificados por períodos: semanales, mensuales, bimestrales, anuales, etcétera, para ir midiendo las variaciones, identificando los aumentos y motivos que los produjeron.

Es importante clasificar los diversos gastos como sigue:

Aquellos que pueden irse reduciendo en una forma progresiva, por ejemplo, el consumo de combustible y los gastos de mantenimiento de los equipos de transporte en los que se pueden establecer programas progresivos de disminución de sus erogaciones.

Aquellos que pueden ser disminuidos de inmediato pero no en su forma total, como por ejemplo, disminución de gastos de representación o gastos de viaje, disminución de publicidad.

Aquellos que pueden eliminarse en forma total porque de alguna forma no tienen razón de ser, como podría ser el retiro de personal no productivo, gastos de papelería en forma excesiva.

Los ejemplos que he señalado son en forma enunciativa, mas no limitativa.

La disminución de gastos en un sistema presupuestal tiene que ver con la situación financiera de la empresa, pero también con su estructura operativa. Es importante estudiar la estructura operativa en cualquier época de la economía, sea en contracción o en auge, en virtud de que podría tenerse una sobreestructura en la empresa y no percibirla o más bien no tomarla en cuenta cuando la economía se encuentra en auge. La estructura operativa de la empresa debe estar relacionada con la de ventas y la rentabilidad que se espera generar para sus accionistas.

Al adecuar la estructura operativa a las ventas y rentabilidad, se podrán observar actividades o departamentos no productivos, o personal que no genera una productividad deseada. De esta manera se podrían identificar aquellos gastos que pueden eliminarse de inmediato sin afectar las operaciones de la empresa.

Otra forma de control de gastos es determinar un responsable por cada tipo de gasto y con qué sección o departamento se relaciona, esto con el objeto de fincar las responsabilidades necesarias en la aplicación de las partidas presupuestales respectivas.

El aspecto que considero más importante para lograr un efectivo control presupuestal de los gastos es la cultura empresarial respectiva. Es importante que todos los ejecutivos y personal involucrado con la operación de la empresa tengan la cultura del control presupuestal de los gastos como un elemento básico de productividad a efecto de que en conjunto se logren los objetivos de generar las utilidades deseadas por la empresa.

Sin una cultura empresarial presupuestaria, la empresa tendrá dificultades en obtener beneficios en el desarrollo de su sistema presupuestal.

La forma en como esté organizada la empresa es factor relevante para un control efectivo de los gastos de operación, en virtud de que cada uno de los departamentos que pueden ser: el Comercial, de Producción, de Administración, de Mercadotecnia, etcétera, juegan un papel preponderante en la cultura presupuestal.

Desde luego la cultura empresarial lleva a que la empresa debe tener un efectivo control presupuestal previo a la erogación del gasto respectivo, pero éste es otro boleto que comentaré posteriormente.

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Contador público certificado, maestro en Finanzas, director de Servicios Financieros Ojeda Llanes y Asociados, S.C.P.




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